Críticas para el negocio de procedimiento - Mantener todas las comunicaciones por correo electrónico

Críticas para el negocio de procedimiento - Mantener todas las comunicaciones por correo electrónico

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Resumen:
Las empresas habitualmente mantienen copias de la correspondencia y memorandos. Lejos, a menudo, sin embargo, no extender esta práctica a enviar la correspondencia. Correspondencia por correo electrónico no es diferente, entonces su documentación normal. Usted debe mantener copias de todo ello para proteger su negocio en cualquier litigio.


Palabras clave:
procedimiento de negocios, correo electrónico de comunicaciones


Cuerpo del artículo:
Las empresas habitualmente mantienen copias de la correspondencia y memorandos. Lejos, a menudo, sin embargo, no extender esta práctica a enviar la correspondencia. Correspondencia por correo electrónico no es diferente, entonces su documentación normal. Usted debe mantener copias de todo ello para proteger su negocio en cualquier litigio.

En la actualidad, sólo los bancos y casas de bolsa están obligadas a retener e-mail y mensajería instantánea de documentos durante tres años en virtud de Valores de EE.UU. normas de la Comisión. A partir de julio de 2006, todas las empresas públicas también tendrán que hacerlo en virtud de la Ley Sarbanes-Oxley.

A pesar de estas leyes, la costumbre y la práctica deben mantener copias de toda la correspondencia de correo electrónico. El correo electrónico es considerada como evidencia y los tribunales son el martillado las empresas que no mantienen registros de correo electrónico. Los jueces suelen dictaminar que la falta de mantenimiento y producción de registros de correo electrónico significa que el negocio en cuestión está ocultando pruebas clave.

En los últimos Perelman v. Morgan Stanley litigio, el fallo de un juez sobre el hecho de que Morgan Stanley para producir correo electrónico fue factor clave en la emisión de un veredicto de 1,45 mil millones dólares. Con base en la falta de presentación de registros de correo electrónico, la juez Elizabeth Maass emitió un fallo provisional que efectivamente encontró Morgan Stanley conspiraron para defraudar a Perelman en el acuerdo en 1998. Morgan Stanley no es la parte demandada empresa sólo tiene este problema.

En el verano de 2004, el banco UBS fue encontrado por un juez de tener "deliberadamente destruido" correo electrónico de prueba en un caso de discriminación. UBS fue condenado a pagar los costos y un jurado emitió un veredicto de $ 29 millones.

Política de Correo Electrónico

Para proteger su negocio, usted debe tener un procedimiento que permita mantener las comunicaciones de correo electrónico generado a través de la empresa. La falta de mantener estos documentos pueden dar lugar a fallos en los litigios que su negocio deliberadamente destruido pruebas. Si esto ocurre, el juez puede emitir importantes sanciones monetarias, automáticamente encuentre responsable o tomar otras medidas duras que aseguren una victoria para el demandante. Como si esta evolución no son lo suficientemente malo, existe un segundo riesgo asociados con las comunicaciones de correo electrónico.

El mantenimiento de comunicaciones por correo electrónico, sin embargo, puede tener un lado negativo. El problema surge, por supuesto, si una comunicación contiene declaraciones que son perjudiciales para su negocio. Sí, la captura proverbial-22 situación.

Para evitar esos desastres, su empresa debe desarrollar una política clara sobre las comunicaciones de correo electrónico y capacitar a todos los empleados cumplan con dicha política. Los empleados deben comprender el entorno empresarial no es una en la que las bromas, comentarios impertinentes y así deben ser efectuadas en las comunicaciones de correo electrónico.